Congés et absences sans tracas

Les congés et les absences semblent simples jusqu’à ce que vous vous retrouviez avec une feuille de calcul pour essayer de déterminer combien de jours un salarié a encore, combien peuvent être reportés à l’année suivante, et si les arrêts de travail ont été épuisés. Avec un peu d’organisation – et un système qui met à jour le solde en temps réel – cela devient gérable. Voici l’essentiel.

Remarque : il s’agit d’une introduction générale. Les conventions collectives et les accords individuels peuvent offrir des droits supérieurs au minimum légal.

Ce que la loi sur les congés prévoit

La loi sur les congés accorde à tous les salariés le droit à au moins 25 jours ouvrés de congé par an. Les jours ouvrés incluent les samedis, donc 25 jours ouvrés équivalent à quatre semaines et un jour. Beaucoup bénéficient en plus d’une cinquième semaine de congés conventionnelle, portant le total à 30 jours ouvrés. Les salariés de plus de 60 ans ont droit à une semaine de congés supplémentaire.

Les indemnités de congés sont acquises l’année précédant la prise des congés et représentent au moins 10,2 % de l’assiette des indemnités de congés (12,5 % pour ceux qui bénéficient de cinq semaines de congés).

Report des congés non pris

Le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés cette année ? Selon l’article 7 de la loi sur les congés, jusqu’à 12 jours ouvrés peuvent être reportés à l’année suivante par accord. Les congés non pris ni reportés légalement doivent, en principe, être reportés de toute façon – les congés ne doivent pas simplement « disparaître ». Un système qui distingue la quotité de l’année et le solde reporté facilite grandement leur suivi.

Souhaits de congés et planification

La plupart des conflits autour des congés sont dus à une mauvaise planification, et non à de la mauvaise volonté. Permettez aux salariés de déclarer leurs souhaits de congés en ligne, regroupez-les en un seul endroit et comparez-les aux besoins en personnel. Vous détecterez ainsi rapidement si la moitié du service souhaite prendre la semaine 28, et pourrez trouver une solution avant que cela ne devienne un problème. L’employeur décide des dates de congés, mais doit en discuter avec le salarié en temps utile.

Arrêts de travail et absences pour maladie

Les absences pour maladie constituent une catégorie distincte qui ne doit pas être déduite du solde de congés. Les arrêts de travail peuvent être utilisés jusqu’à un certain nombre de jours par cas et par an, selon que l’entreprise est une entreprise IA ou non. Si un salarié tombe malade pendant ses congés, les jours de congés concernés peuvent être remplacés sur présentation d’un certificat médical. L’important est que les différents types d’absences soient bien distingués : congés, arrêts de travail, arrêts maladie et congés parentaux ne sont pas comptabilisés de la même manière.

Maintenez le solde à jour

• Une seule source de vérité. Tous les types d’absences sont enregistrés au même endroit, afin que le solde soit toujours exact.
• Mise à jour automatique. Dès qu’un congé est approuvé, il est déduit de la quotité en temps réel.
• Distinction claire. Congés, congés reportés et absences pour maladie sont affichés séparément.

En bref

La loi sur les congés accorde au moins 25 jours ouvrés, dont jusqu’à 12 peuvent être reportés, et les absences pour maladie ne sont pas comptabilisées comme des congés. Centralisez les souhaits de congés en ligne, planifiez en fonction des besoins en personnel et laissez le système mettre à jour le solde. Vous éviterez ainsi la feuille de calcul – et les discussions qui l’accompagnent.