Urlaub und Abwesenheit ohne Kopfzerbrechen

Urlaub und Abwesenheit klingen einfach, bis man mit einer Tabellenkalkulation dasitzt und versucht zu berechnen, wie viele Tage ein Arbeitnehmer noch übrig hat, wie viel ins nächste Jahr übertragen werden kann und ob die Eigenmeldung aufgebraucht wurde. Mit etwas Struktur – und einem System, das den Saldo aktuell hält – wird es handhabbar. Hier sind die wichtigsten Punkte.

Hinweis: Dies ist eine allgemeine Einführung. Tarifverträge und individuelle Vereinbarungen können bessere Rechte als das gesetzliche Minimum gewähren.

Was das Urlaubsgesetz vorsieht

Das Urlaubsgesetz gewährt allen Arbeitnehmern Anspruch auf mindestens 25 Werktage Urlaub pro Jahr. Werktage beinhalten Samstage, sodass 25 Werktage vier Wochen und einem Tag entsprechen. Viele haben zusätzlich eine tarifvertraglich festgelegte fünfte Urlaubswoche, sodass die tatsächliche Anzahl 30 Werktage beträgt. Arbeitnehmer über 60 Jahren haben Anspruch auf eine zusätzliche Urlaubswoche.

Urlaubsgeld wird im Jahr vor der Inanspruchnahme des Urlaubs erworben und beträgt mindestens 10,2 Prozent der Urlaubsgeldbasis (12,5 Prozent für diejenigen mit fünf Wochen Urlaub).

Übertragung nicht genutzten Urlaubs

Konnte der Arbeitnehmer nicht den gesamten Urlaub im aktuellen Jahr nehmen? Nach §7 des Urlaubsgesetzes können bis zu 12 Werktage in das nächste Urlaubsjahr übertragen werden. Urlaub, der weder genommen noch rechtmäßig übertragen wurde, soll grundsätzlich übertragen werden – Urlaub soll nicht einfach „verschwinden“. Ein System, das zwischen dem diesjährigen Kontingent und dem übertragenen Saldo unterscheidet, erleichtert die Verwaltung erheblich.

Urlaubswünsche und Planung

Die meisten Konflikte rund um Urlaub entstehen durch mangelnde Planung, nicht durch bösen Willen. Lassen Sie Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche digital melden, sammeln Sie diese an einem Ort und prüfen Sie sie im Hinblick auf den Personalbedarf. So erkennen Sie frühzeitig, wenn die Hälfte der Abteilung Woche 28 nehmen möchte, und können eine Lösung finden, bevor es zum Problem wird. Der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt des Urlaubs, soll diesen jedoch rechtzeitig mit dem Arbeitnehmer besprechen.

Eigenmeldung und Krankheitsausfall

Krankheitsausfall ist eine eigene Kategorie, die nicht vom Urlaubssaldo abgezogen werden darf. Eigenmeldungen können je nach Fall und Jahr bis zu einer bestimmten Anzahl von Tagen verwendet werden, abhängig davon, ob das Unternehmen ein BEM-Unternehmen (Betriebliches Eingliederungsmanagement) ist. Wird ein Arbeitnehmer während des Urlaubs krank, können die Urlaubstage gegen ein ärztliches Attest ersetzt werden. Der Punkt ist, dass die verschiedenen Abwesenheitsarten getrennt voneinander betrachtet werden müssen – Urlaub, Eigenmeldung, Krankschreibung und Freistellung zählen nicht gleich.

Saldo aktuell halten

• Eine Quelle der Wahrheit. Alle Abwesenheitsarten werden an derselben Stelle erfasst, sodass der Saldo immer stimmt.
• Automatische Aktualisierung. Sobald Urlaub genehmigt wird, wird er sofort vom Kontingent abgezogen.
• Klare Trennung. Urlaub, übertragener Urlaub und Krankheitsausfall werden separat angezeigt.

Kurz zusammengefasst

Das Urlaubsgesetz sieht mindestens 25 Werktage vor, bis zu 12 können übertragen werden, und Krankheitsausfall wird nicht auf den Urlaub angerechnet. Sammeln Sie Urlaubswünsche digital, planen Sie sie im Hinblick auf den Personalbedarf, und lassen Sie das System den Saldo aktuell halten. So vermeiden Sie Tabellenkalkulationen – und die damit verbundenen Diskussionen.