Automatische Genehmigung – ohne die Kontrolle zu verlieren

Die meisten registrierten Stunden sind völlig unproblematisch: Der Mitarbeiter hat sich etwa zur geplanten Schicht ein- und ausgestempelt, und alles stimmt. Dennoch landet man schnell dabei, in jeder Periode «Genehmigen» auf hundert solcher Zeilen zu klicken, während die wenigen, die tatsächlich einen Blick benötigen, in der Masse untergehen. Automatische Genehmigung dreht das um: Das System übernimmt die offensichtlichen Fälle, und Sie widmen Ihre Aufmerksamkeit den Ausnahmen.

Drei Ebenen – Sie wählen das Tempo

Automatische Genehmigung von Stunden bietet drei Einstellungen, sodass Sie behutsam starten und die Regeln verschärfen können, sobald Sie sich sicher fühlen:

• Aus. Alles wird manuell genehmigt. Volle Kontrolle, aber mit dem meisten Aufwand.
• Abgestimmt. Nur Stunden, die mit der geplanten Schicht übereinstimmen – innerhalb einer von Ihnen festgelegten Toleranz – werden automatisch genehmigt. Hat sich jemand zehn Minuten zu früh eingestempelt? Innerhalb der Toleranz, kein Problem. Gab es zwei Stunden unbezahlte Überstunden ohne Erklärung? Dann wird dieser Fall Ihnen vorgelegt.
• Alle. Das System verlässt sich allein auf das Karenzfenster und die eingebauten Plausibilitätsprüfungen – auch nützlich für Unternehmen, die überhaupt keinen festen Schichtplan haben.

Ein Karenzfenster lässt Raum für Korrekturen

Die Automatisierung hat es nicht eilig. Sie wartet eine konfigurierbare Anzahl von Stunden, bevor sie eine Registrierung prüft, sodass vergessene Ausstempelungen und kleine Fehler zunächst korrigiert werden können. Was sie schließlich genehmigt, sind also Stunden, die sich bereits «gesetzt» haben – keine frischen Registrierungen, die sich in einer Stunde noch ändern könnten.

Steuern Sie es pro Mitarbeiter

Automatische Genehmigung muss nicht ein Alles-oder-nichts für das gesamte Personal sein. Sie können sie für die routinierten Mitarbeiter aktivieren, denen Sie vertrauen, und neue Mitarbeiter oder besondere Rollen weiterhin manuell genehmigen lassen. Die Einstellung ist für jeden einzelnen Mitarbeiter verfügbar.

Urlaub, Schichtwechsel und Eigenmeldungen ebenfalls

Nicht nur Stunden können von selbst erledigt werden. Sie können Urlaubsanträge, Schichtwechsel und Eigenmeldungen automatisch genehmigen lassen, wenn sie plausibel sind – sodass Mitarbeiter schnell eine Antwort erhalten und Sie nicht zum Flaschenhals für Offensichtliches werden. Was Sie weiterhin prüfen möchten, können Sie manuell behalten.

Stillstand bedeutet nicht Schaden

Die Gefahr bei Automatisierung ist, dass man das Gefühl dafür verliert, was passiert. Daher zeigt Ihnen das System, was es in Ihrem Namen erledigt hat: wie viele Stunden es genehmigt, wie viele Schichten es erstellt und wie viele Urlaubsanträge es in der letzten Woche bearbeitet hat. Ein ruhiges Dashboard bedeutet dann, dass alles wie geplant läuft – nicht, dass etwas zum Stillstand gekommen ist. Und sollte später doch eine Abweichung bei den tatsächlichen Stunden auftauchen, wird diese trotzdem hervorgehoben: Automatische Genehmigung verbirgt keine Probleme, sie entfernt lediglich das Rauschen drumherum.

Kurz zusammengefasst

Starten Sie mit «Abgestimmt», setzen Sie ein Karenzfenster und aktivieren Sie die Automatisierung für die Mitarbeiter, denen Sie vertrauen. Lassen Sie das System die reinen Stunden, den Urlaub und die Wechsel übernehmen, die offensichtlich sind – und verwenden Sie Ihre Zeit auf das, was tatsächlich eine Bewertung erfordert. Die Übersicht darüber, was die Automatisierung erledigt hat, gibt Ihnen die Ruhe, sie arbeiten zu lassen.