Der Dienstplan füllt sich selbst

Wenn Sie Schichtpläne erstellen, kennen Sie dieses Gefühl: Jede Woche beginnen Sie mit einem leeren Raster und bauen erneut dieselbe Grundstruktur auf. Die Öffnungszeiten sind gleich, der Personalbedarf ist gleich – trotzdem machen Sie die Arbeit immer wieder von vorne. Genau diese Wiederholung soll ein gutes System für Sie übernehmen. So kann sich der Dienstplan selbst füllen.

Eine Vorlage, die Ihre Bedürfnisse kennt

Die Grundlage für die automatische Planung ist eine Personalvorlage: eine Beschreibung, wie viele Mitarbeiter Sie zu welcher Stunde an welchen Tagen der Woche benötigen. Wenn Sie die Vorlage auf Ihren Öffnungszeiten aufbauen, hat das System alles, was es braucht, um einen ersten Entwurf zu erstellen – Schichten, die die gesamte Öffnungszeit abdecken und die richtige Anzahl an Mitarbeitern vorsehen. Statt jede Schicht manuell zu zeichnen, erhalten Sie einen fertigen Wochenplan, den Sie nur noch verfeinern müssen.

Der Schichtplan verlängert sich selbst

Sie können das System so einrichten, dass es automatisch eine feste Anzahl von Wochen im Voraus immer ausgefüllt hält. Wenn eine neue Woche in den Planungszeitraum fällt, werden die Schichten automatisch aus der Vorlage generiert – ohne dass Sie daran denken müssen. Der Planungszeitraum verschiebt sich mit dem Kalender, sodass die Mitarbeiter immer mehrere Wochen im Voraus sehen können, und Sie müssen sich nicht mehr von der plötzlichen Erkenntnis überraschen lassen: „Nächste Woche ist ja noch leer!“

Feiertage werden für Sie berücksichtigt

An Feiertagen gelten in der Regel andere Öffnungszeiten – oder das Geschäft ist geschlossen. Eine feiertagsbewusste Vorlage berücksichtigt dies automatisch, sodass Sie nicht mit voller Personalbesetzung an einem Tag enden, an dem die Türen geschlossen sind. Norwegische Feiertage sind im Voraus bekannt, und das System nutzt dieses Wissen bei der Erstellung des Plans.

Sicher erneut ausführen

Eine wichtige Eigenschaft guter Automatisierung ist, dass sie idempotent ist – führen Sie die Generierung erneut aus, werden die bereits vorhandenen Schichten nicht dupliziert. Es werden nur die fehlenden Lücken gefüllt. Das bedeutet, dass Sie auf „Generieren“ klicken können, ohne befürchten zu müssen, einen Plan zu stören, den Sie bereits angepasst haben.

Sie haben immer das letzte Wort

Automatisierung ist eine Assistenzfunktion, keine Autopiloten, den Sie nicht steuern können. Die generierten Schichten werden als Entwurf abgelegt. Sie gehen durch, verschieben, was verschoben werden muss, und veröffentlichen erst, wenn Sie zufrieden sind. Die Mitarbeiter sehen nichts, bevor Sie es freigegeben haben. So erhalten Sie die Geschwindigkeit der Automatisierung und die Kontrolle der manuellen Planung – gleichzeitig.

Kurz zusammengefasst

• Erstellen Sie eine Personalvorlage aus Ihren Öffnungszeiten – dann erstellt das System die Wochenentwürfe.
• Lassen Sie den Schichtplan sich selbst einige Wochen im Voraus automatisch verlängern.
• Feiertage werden berücksichtigt, ohne dass Sie daran denken müssen.
• Die Generierung ist sicher wiederholbar – keine Dopplung.
• Alles ist ein Entwurf, bis Sie es veröffentlichen. Sie haben immer das letzte Wort.

Ergebnis: Der repetitive Teil der Schichtplanungsarbeit entfällt, und Sie verwenden Ihre Zeit dort, wo sie wirklich gebraucht wird – für die Ausnahmen.