Schichtvorschlag, der sich selbst erklärt

Manche rufen an und melden sich zwei Stunden vor der Schicht krank. Wen rufst du an? Die meisten Vorgesetzten haben ein Bauchgefühl – aber das Bauchgefühl erinnert sich nicht daran, wer drei Wochenenden hintereinander gearbeitet hat, wer sich der Überstundengrenze nähert oder wer zuletzt zu wenig Ruhe hatte. Ein gutes System merkt sich all das, schlägt die beste Kandidatin oder den besten Kandidaten vor und – genauso wichtig – erklärt dir warum.

Vom leeren Feld zur Rangliste

Wenn du eine Schicht zu besetzen hast, kann das System das gesamte Personal für genau diese Schicht rangieren: Wer passt am besten, wer passt als Nächste oder Nächster, und so weiter. Möchtest du eine ganze Woche planen, kann es gleichzeitig für jede unterbesetzte Schicht Kandidatinnen und Kandidaten vorschlagen – als Vorschlag, den du prüfst und zu dem du Stellung nimmst, nicht als Plan, der hinter deinem Rücken umgesetzt wird.

Worauf der Vorschlag basiert – in prioritärer Reihenfolge

Die Rangierung ist keine mysteriöse Zahl. Sie basiert auf wenigen verständlichen Faktoren, in der Reihenfolge, die für die meisten Unternehmen tatsächlich relevant ist:

• Ruhezeit. Wie viel Freiraum die Kandidatin oder der Kandidat vor und nach der Schicht hat und wie viele Tage hintereinander sie oder er bereits gearbeitet hat. Die ausgeruhte Kandidatin oder der ausgeruhte Kandidat wird höher eingestuft.
• Vertragsstunden. Wie weit die monatlichen Vertragsstunden der Kandidatin oder des Kandidaten noch nicht erreicht sind. Wer noch Stunden für den Vertrag benötigt, wird priorisiert.
• Faire Verteilung. Wer in letzter Zeit viele Schichten – insbesondere unbequeme Spät- und Wochenendschichten – übernommen hat. Die Last wird rotiert, sie häuft sich nicht bei denselben Personen an.
• Eigene Reihenfolge. Auch deine persönliche Anordnung der Mitarbeitenden wird berücksichtigt.
• Wünsche der Mitarbeitenden. Die Tage und Zeiten, die die Mitarbeitenden selbst bevorzugen – bewusst am niedrigsten gewichtet, als Rücksichtnahme, nicht als Recht.

Jeder dieser Faktoren wird neben der Gesamtnote angezeigt. Du siehst also nicht nur, dass «Kari» an der Spitze steht, sondern auch, dass sie es ist, weil sie gut ausgeruht ist und noch Vertragsstunden fehlen – während «Per» weiter unten steht, weil er bereits drei Wochenendschichten diesen Monat hatte.

Ein Vorschlag, keine Entscheidung

Das ist es wert, betont zu werden: Die Vorschlagsmaschine ist beratend. Sie rangiert, sie entscheidet nicht. Die eigentliche Rechtmäßigkeitsprüfung – Ruhezeit, Überstundengrenze, Pausen, Regeln für junge Arbeitnehmende – wird erst bei der tatsächlichen Schichtzuweisung durchgeführt, basierend auf den echten Daten im System. Ein schlechter Vorschlag kann im schlimmsten Fall ein noch schlechterer Vorschlag werden; er kann niemals eine illegale Zuweisung sein, die an der Kontrolle vorbeischlüpft. Du kannst den Spitzenvorschlag getrost übernehmen oder ihn außer Kraft setzen – mit der Begründung direkt vor dir.

Kurz zusammengefasst

Eine erklärbare Vorschlagsmaschine erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Sie erspart dir das Kopfzerbrechen, wenn eine Schicht besetzt werden muss, und sie zeigt dir die Rechnung hinter jedem Vorschlag. Du erhältst die Geschwindigkeit der Automatisierung und die Sicherheit des Verständnisses – warum – und die Rechtmäßigkeitsprüfung steht dort, wo sie hingehört: bei der eigentlichen Zuweisung.